Addio a Microsoft Publisher: chiude il programma con cui l’Italia ha stampato volantini per trent’anni

Dal 1° ottobre sparisce dagli abbonamenti Microsoft 365 il software con cui parrocchie, scuole, associazioni e piccoli negozi hanno impaginato manifesti, bollettini e biglietti da visita dal 1991 a oggi. I file restano sul computer, ma senza il programma per aprirli. Cosa cambia davvero e le tre cose da fare prima della scadenza.

Non è il programma di cui si parla nelle conferenze sull’innovazione, e infatti nessuno gli dedicherà un necrologio. Eppure Microsoft Publisher, che chiude i battenti a ottobre dopo oltre trent’anni dentro la suite Office, è stato per una generazione intera lo strumento con cui si è fatta una parte consistente della comunicazione italiana di prossimità.

I manifesti della sagra. Il bollettino parrocchiale. Il volantino del corso di ginnastica dolce. La locandina del saggio di fine anno. Il listino plastificato del bar. Roba che non finisce nei portfolio dei grafici e che però qualcuno, in tutta Italia, ha impaginato la domenica pomeriggio davanti a un PC.

Cosa succede e quando

Microsoft ha confermato che Publisher raggiunge la fine del ciclo di vita a ottobre 2026. Le date da tenere a mente sono due, e non riguardano le stesse persone.

Chi usa Publisher attraverso un abbonamento Microsoft 365, cioè chi paga un canone mensile o annuale, perde l’accesso all’applicazione dal 1° ottobre 2026. Il programma non sarà più installabile e i file esistenti non potranno più essere aperti né modificati.

Chi invece ha una licenza perpetua, quella comprata una volta sola insieme a Office 2021, se la cava molto meglio: il 13 ottobre 2026 finisce il supporto ufficiale, ma l’applicazione resta installata, funzionante, e i documenti continuano ad aprirsi. Quello che si perde sono gli aggiornamenti, comprese le correzioni di sicurezza.

La differenza è sostanziale ed è la prima cosa da verificare: l’abbonamento perde il programma, la licenza comprata perde solo l’assistenza.

I file non spariscono, sparisce il modo di aprirli

Qui vale la pena essere precisi, perché la formulazione che circola in questi giorni spaventa più del necessario.

Nessun documento viene cancellato. I file con estensione .pub restano esattamente dove sono, sul computer o sul cloud. Il problema è un altro: quel formato è proprietario, cioè leggibile solo da Publisher, e Word e PowerPoint non lo aprono. Sparito il programma, restano file perfettamente integri e perfettamente inutilizzabili.

È la ragione per cui Microsoft raccomanda una cosa sola: convertire i documenti in un altro formato prima del 1° ottobre. Dopo, per chi ha l’abbonamento, non ci sarà più modo di farlo, perché è Publisher stesso a effettuare la conversione.

Le tre cose da fare entro settembre

Primo: contare. Cercare l’estensione “.pub” sul computer, su OneDrive e su eventuali cartelle condivise. In parrocchie, scuole e piccole attività il numero di file salta fuori più alto del previsto, perché venti anni di locandine si accumulano in silenzio.

Secondo: salvare tutto in PDF. È l’operazione che mette al riparo l’archivio e richiede pochi clic per documento: File, poi Salva con nome, scegliendo PDF come tipo di file. Il PDF conserva l’impaginazione esattamente com’era e si apre ovunque, per sempre. Va fatto su tutto, senza stare a selezionare: la scrematura si fa dopo.

Terzo: recuperare in Word solo quello che serve davvero. Per i documenti che andranno aggiornati in futuro, il percorso indicato è aprire il PDF direttamente in Word, che lo converte in un file modificabile. Microsoft avverte però che il risultato viene ottimizzato per il testo e che l’impaginazione può cambiare, soprattutto quando ci sono molte immagini. Su una newsletter di testo funziona bene, su un volantino con foto e riquadri sovrapposti bisogna mettere mano.

Il consiglio pratico è di non ricostruire l’intero archivio: la stragrande maggioranza dei vecchi file va conservata, non riaperta. Vale la pena rifare in Word o PowerPoint soltanto i tre o quattro modelli che si usano ogni mese.

E un’ultima accortezza: dopo aver convertito, non cancellare i file originali. Occupano pochissimo spazio e restano la versione sorgente del documento.

Con cosa si lavorerà da qui in avanti

La posizione ufficiale di Microsoft è che le cose che si facevano con Publisher si fanno già altrove: Word per newsletter, buste, etichette, carta intestata, moduli e fatture; PowerPoint per poster, striscioni e cartelli; entrambi indifferentemente per volantini, brochure, biglietti da visita, calendari e biglietti d’auguri. L’azienda rimanda inoltre al proprio catalogo di modelli pronti su Microsoft Create.

Per chi non vuole restare nell’ecosistema Microsoft esistono due programmi gratuiti in grado di aprire i vecchi file .pub: LibreOffice Draw e Scribus, entrambi disponibili anche per Mac e Linux. L’importazione non è sempre perfetta, perché il formato è proprietario e il supporto è stato ricostruito dall’esterno, ma il contenuto si recupera.

Sui convertitori online gratuiti conviene una cautela in più, che non è tecnica ma di buon senso: caricare su un servizio sconosciuto un listino, un modulo con dati di iscritti o materiale interno di un’associazione non è mai un’operazione neutra. Microsoft stessa precisa di non fornire supporto per questi strumenti.

Perché chiude un programma che funzionava

La motivazione ufficiale parla di concentrare le risorse su altri sviluppi della suite, con l’argomento che le funzioni di Publisher sono ormai coperte da Word e PowerPoint. L’uscita di scena era già iniziata: il programma non compare più in Office 2024, la versione perpetua più recente, e la vendita delle licenze singole si è fermata nel corso del 2025.

Resta il punto, che è più interessante della notizia in sé. Word e PowerPoint hanno i modelli, ma non sono programmi di impaginazione: chi lavorava con le guide, con le caselle di testo collegate tra loro e con la preparazione dei file per la tipografia se ne accorgerà al primo volantino. E gli strumenti che fanno davvero quel mestiere, dai software professionali alle piattaforme online, o costano o richiedono di ricominciare da capo.

Publisher stava in mezzo, in quella zona poco glamour dove un parroco, una maestra o il titolare di una gelateria riuscivano a produrre da soli qualcosa di dignitoso senza chiamare nessuno. È esattamente questa la nicchia che si svuota il 1° ottobre.

Domande frequenti

Da quando Microsoft Publisher smette di funzionare? Chi lo usa con un abbonamento Microsoft 365 perde l’accesso dal 1° ottobre 2026. Chi ha una licenza perpetua vede terminare il supporto il 13 ottobre 2026, ma può continuare a usare il programma.

Perderò i volantini e i documenti che ho creato? No, i file restano sul computer. Il problema è che, senza Publisher, non esiste un programma della suite Office capace di aprirli, perché il formato .pub non è supportato da Word o PowerPoint. Per questo vanno convertiti prima della scadenza.

Come si convertono i file? Aprendo il documento in Publisher e usando File, poi Salva con nome, scegliendo PDF come tipo di file. Per i documenti che dovranno essere modificati in futuro, il PDF può poi essere aperto in Word, tenendo presente che l’impaginazione può cambiare.

Esiste un programma gratuito che apre i file .pub? Sì. LibreOffice Draw e Scribus, entrambi gratuiti e disponibili per Windows, macOS e Linux, riescono ad aprire i file di Publisher. L’impaginazione può richiedere qualche sistemazione.

Cosa si usa al posto di Publisher? Microsoft indica Word per newsletter, buste, etichette, carta intestata e moduli, e PowerPoint per poster, striscioni e cartelli. Entrambi vanno bene per volantini, brochure, biglietti da visita e calendari.

Ho comprato Office 2021: devo preoccuparmi? Meno degli altri, perché il programma continuerà a funzionare anche dopo ottobre. Va però considerato che non riceverà più aggiornamenti di sicurezza e che, al primo cambio di computer, il problema si ripresenterà. Convertire l’archivio con calma resta consigliabile.