Il 7 aprile entrano in vigore le nuove regole sullo smart working introdotte dalla legge annuale sulle PMI 2026, un cambiamento che riguarda non solo le piccole e medie imprese ma tutte le aziende italiane che utilizzano il lavoro agile. Con la legge annuale per le PMI, approvata in via definitiva il 4 marzo 2026 e in attesa di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, diventa un obbligo codificato nel Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro, con sanzioni penali per i datori di lavoro inadempienti.
La principale novità non riguarda il diritto al lavoro agile, che rimane regolato dalle normative esistenti, ma introduce obblighi più stringenti in materia di sicurezza per tutti i lavoratori che svolgono la prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali. Si tratta di un cambiamento significativo che impone alle aziende di rivedere le proprie procedure interne.
Il nuovo obbligo di informativa scritta annuale
La novità più significativa per il lavoro agile è l’introduzione del nuovo comma 7-bis dell’art. 3 del D.Lgs. 81/2008, applicabile dal 7 aprile 2026. La norma “rafforza il ruolo dell’informativa scritta” che i datori di lavoro devono fornire ai propri dipendenti in smart working.
L’articolo 11 della legge PMI modifica il D.Lgs. 81/2008 aggiungendo il comma 7-bis all’articolo 3. La disposizione riguarda tutte le prestazioni lavorative svolte in luoghi che non rientrano nella disponibilità giuridica del datore di lavoro: l’abitazione del dipendente, gli spazi di coworking, qualsiasi ambiente scelto dal lavoratore al di fuori dei locali aziendali.
Quest’ultima, da fornire almeno annualmente, è infatti “lo strumento centrale” per garantire la tutela della salute e sicurezza nei contesti diversi dai locali aziendali, dove il controllo diretto del datore di lavoro è limitato. L’informativa deve essere consegnata sia al lavoratore agile che al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS).
Contenuti obbligatori dell’informativa sui rischi
Il documento informativo deve individuare due categorie di rischi: i rischi generali connessi all’attività lavorativa, come lo stress lavoro-correlato e l’affaticamento visivo da uso prolungato degli schermi; i rischi specifici legati alla modalità agile, tra cui ergonomia della postazione domestica, postura, organizzazione delle pause e sicurezza elettrica dell’ambiente in cui si lavora.
L’informativa deve includere indicazioni precise su:
- Rischi connessi all’utilizzo dei videoterminali
- Ergonomia della postazione di lavoro domestica
- Corretta postura durante il lavoro
- Organizzazione delle pause e dei tempi di lavoro
- Sicurezza elettrica dell’ambiente domestico
- Misure di prevenzione predisposte dall’azienda
La norma precisa inoltre che resta fermo l’obbligo del lavoratore di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi legati allo svolgimento della prestazione al di fuori dei locali aziendali.
Sanzioni severe per i datori di lavoro inadempienti
Il vero cambiamento di paradigma introdotto dalla nuova normativa riguarda l’apparato sanzionatorio. La riforma del 2026 rafforza questo principio inserendolo direttamente nel Testo Unico e prevedendo sanzioni esplicite in caso di mancato adempimento.
I datori di lavoro che non trasmetteranno, a partire dal prossimo 7 aprile, l’informativa scritta ai dipendenti in smart working e ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza rischieranno “da due a quattro mesi di arresto e multe fino a quasi 7.500 euro”. Il nuovo articolo 55, comma 5, lettera c) del D.Lgs. 81/2008 prevede per il datore di lavoro inadempiente l’arresto da 2 a 4 mesi oppure un’ammenda da 1.200 a 5.200 euro. La sanzione scatta indipendentemente dal verificarsi di infortuni: il legislatore considera la consegna dell’informativa lo strumento preventivo essenziale per tutelare chi lavora fuori dai locali aziendali.
Le sanzioni si applicano in caso di controlli ispettivi quando l’informativa risulti mancante, incompleta o non aggiornata. La sua omissione, la consegna incompleta o il mancato aggiornamento espongono il datore di lavoro, in caso di ispezione, al rischio di contravvenzioni contestabili da parte degli organi di vigilanza.
Applicazione universale: non solo PMI
Un aspetto cruciale da chiarire riguarda l’ambito di applicazione della nuova normativa. Un equivoco da chiarire subito, poiché il nome della legge potrebbe trarre in inganno. La norma si applica a tutti i datori di lavoro, indipendentemente dalle dimensioni aziendali: micro imprese con 2 dipendenti e grandi gruppi sono soggetti allo stesso obbligo. L’inserimento nella legge dedicata alle PMI è una scelta di politica legislativa, non un limite soggettivo di applicazione.
Sebbene la norma sia inserita nella legge dedicata alle piccole e medie imprese, la sua portata è generale: si applica a tutti i datori di lavoro, indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione. Questo significa che ogni azienda, dalla startup con due dipendenti alla multinazionale, deve adeguarsi ai nuovi obblighi.
Non si tratta di una novità assoluta
Non si tratta comunque di un obbligo inedito. L’articolo 22 della legge n. 81 del 2017 — che ha introdotto il lavoro agile nell’ordinamento italiano — prevedeva già la consegna annuale di un’informativa scritta. La differenza sostanziale è che fino al 6 aprile 2026, era che non era assistita da una specifica sanzione nel Testo Unico sulla sicurezza. Dal 7 aprile 2026 non è più così.
Il valore aggiunto della nuova disciplina sta nel rafforzamento dell’obbligatorietà attraverso specifiche sanzioni penali che rendono l’adempimento non più opzionale ma obbligatorio per tutte le aziende.
Altre modifiche introdotte dalla legge PMI 2026
Oltre al lavoro agile, la legge introduce ulteriori novità in materia di sicurezza sul lavoro. L’INAIL dovrà predisporre nuovi modelli di gestione studiati per microimprese e PMI, in attuazione del principio di proporzionalità. Questo aggiornamento mira a facilitare l’adozione di sistemi efficaci senza sovraccaricare le strutture più piccole.
È stata aggiunta la voce “piattaforme di lavoro mobili elevabili e piattaforme di lavoro fuoristrada per operazioni in frutteto” tra le attrezzature oggetto di verifica. Quest’ultima va svolta con cadenza triennale.
Cosa devono fare le aziende dal 7 aprile
Dal 7 aprile 2026, tutte le imprese che adottano il lavoro agile — non solo le PMI — devono: Integrare il DVR valutando anche i rischi connessi alla prestazione da remoto. Redigere o aggiornare l’informativa annuale, coerente con il DVR. Consegnare l’informativa al lavoratore e all’RLS con modalità tracciabili. Archiviare le evidenze della consegna per eventuali controlli.
Le aziende devono quindi agire immediatamente per:
- Redigere l’informativa scritta completa
- Organizzare la consegna tracciabile ai dipendenti e RLS
- Implementare un sistema di tracciabilità delle consegne
- Calendarizzare la consegna annuale per gli anni futuri
- Aggiornare il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR)
La tracciabilità della consegna diventa fondamentale: firma per ricevuta, PEC o raccomandata sono le modalità consigliate per dimostrare l’adempimento in caso di controlli ispettivi.
