Differenze tra PDF e PDF/A

Che differenza c’è tra PDF e PDF/A? Se lo chiedono in molti, dal momento che su alcuni software è richiesto di caricare uno di questi due tipi di documenti.

Cos’è il PDF/A?

Il PDF/A è un particolare formato del semplice PDF. Dal 2008 è autorizzato anche in Italia per tutti gli atti per i quali sussiste l’obbligo di conservazione o deposito. In poche parole, possiamo descrivere il PDF/A come uno standard (ISO19005) pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici.

Il documento non si danneggia ed è sempre visibile da tutti i dispositivi, allo stesso modo nel tempo. Quindi, a prescindere dalle tecnologie che saranno introdotte in futuro, il PDF/A sarà sempre leggibile.

Due tipi di PDF/A

Esistono due tipi di PDF/A: PDF/A-1 e PDF/A-2, ma solo il primo è adottato in Italia. A sua volta, questo è diviso in due standard:

  • PDF/A-1a, ovvero il massimo richiesto dallo standard
  • PDF/A-1b, ovvero il minimo richiesto dallo standard

Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni, ma neanche contenuti esterni al file. Tutto deve essere contenuto al suo interno, come immagini, altri media, vettori grafici, fonts ecc.

Il PDF/A è molto richiesto quando si caricano dei PDF su siti istituzionali o quando i file contengono informazioni e documenti importanti. Il semplice PDF in questi casi non basta e bisogna passare alla conversione.

Come creare un PDF/A

Produrre un PDF/A in realtà è molto semplice. Tutti gli editor di testo sono dotati di questa funzione e non è complesso raggiungere il proprio scopo. Innanzitutto, è bene salvare il proprio lavoro generato su Word o Openoffice, nel caso di Windows.

Nella sezione File, è possibile esportare il documento in formato PDF. Qui si trova una finestra chiamata “Menu PDF”. Cliccandoci sopra, compaiono una serie di opzioni, tra cui la scelta di esportare in formato PDF/A. Basta spuntare la casella interessata e cliccare su “Esporta”. Il documento viene così salvato nella cartella di destinazione ed è pronto per essere utilizzato.

Verificare che un file sia PDF/A

Per verificare se un documento è in formato PDF/A, basta utilizzare un software dedicato. Ce ne sono molti, ma oggi segnaliamo quello di WebTelemaco, molto simile a quello utilizzato dagli Uffici Registro Imprese.

Convertire PDF in PDF/A

Gli editor PDF, come Soda PDF, sono davvero utili. Comprendono moltissime funzionalità, come Unire PDF, modificare PDF, comprimere PDF, dividere PDF e tanto altro ancora. Alcuni di questi, tra i loro servizi, comprendono anche la conversione dei PDF in molti formati, tra cui PDF/A.

Il procedimento è facilissimo. Basta recarsi nella sezione di conversione che stiamo trattando, caricare il file da una cartella del computer, oppure trascinarlo comodamente nell’apposita casella, e attendere che il programma faccia il suo dovere.

In pochi minuti, la conversione da PDF a PDF/A sarà completa e il file sarà pronto per essere condiviso su siti istituzionali o in archivi ufficiali.

Fortunatamente oggi possiamo contare su PDF editor come Soda PDF che rendono le attività di ufficio e scolastiche molto più semplici e immediate. Questi software migliorano moltissimo la produttività e inoltre consentono una comunicazione più efficace e immediata con collaboratori, datori di lavoro, enti pubblici e molto altro.

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