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Economia

Fatturazione elettronica: come funziona la conservazione sostitutiva

Con il 1° di gennaio 2019 entrerà a tutti gli effetti in vigore il nuovo regime fiscale della fatturazione elettronica, una novità che riguarderà imprese e professionisti a tutto tondo.

Un’innovazione con lo scopo di introdurre un sistema completamente digitalizzato di gestione delle fatture, che vada a eliminare i costi e le incombenze riguardanti ad esempio carta e spedizione.

Tra i processi definiti dal legislatore per questa nuova modalità di fatturazione c’è la conservazione sostitutiva, in altre parole la procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico.

Niente più archivi pieni di fatture cartacee, a condizione che le modalità di conservazione siano effettuate secondo le disposizioni di legge, al fine di garantire la validità nel tempo della fattura emessa.

Una procedura che permette di eguagliare la validità del nuovo documento informatico a quello originale cartaceo.

Pensiamo anche all’abbattimento dei costi di stampa, spedizione e conservazione della fattura, aggiungendo il tempo che si risparmia nella ricerca di un documento, che ora avviene attraverso sistema informatizzato.

Per capire meglio come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, è necessario addentrarsi nel dispositivo di legge al fine di fare chiarezza con l’approfondimento fornito da Danea, azienda che da 20 anni realizza software gestionali dedicati alle imprese e professionisti.

La conservazione sostitutiva è una procedura definita molto nel dettaglio dal legislatore e che include 5 procedure inscindibili.

Il primo step riguarda il formato del file riguardante le fatture, che devono essere esclusivamente di tipo XML e prodotto grazie all’utilizzo di un apposito software.

Il documento digitale deve essere poi firmato attraverso l’utilizzo di una firma elettronica qualificata, di cui l’azienda o il professionista dovrà dotarsi.

Una volta creata la fattura in formato elettronico, il software provvede all’indicizzazione e all’associazione del sottoinsieme di dati (numero di fattura, partita IVA del cliente e altro), che vanno a catalogare il singolo documento e permettono di fare delle successive ricerche facilitate nell’archivio.

La fattura è poi suddivisa in un lotto di conservazione, che raggruppa nel suo insieme tutte le fatture emesse in un determinato arco temporale. Tale lotto deve garantire un ordine cronologico e la completa continuità per ogni periodo d’imposta.

L’ultima procedura legata alla conservazione è la chiusura del lotto: ognuno di essi è marcato temporalmente e firmato attraverso firma elettronica qualificata del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Questa procedura è eseguita collegandosi a un servizio esterno di una Certificate Authority che garantisce il preciso momento della marcatura e una conservazione bloccata.

Completata la procedura, i lotti di fatture sono conservati per dieci anni, in conformità a quanto definito dalla normativa.

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